Playbooks sollen Klarheit im Chaos bieten. Sie sollen Teams durch kritische Situationen führen, Verantwortlichkeiten definieren und eine strukturierte Reaktion sicherstellen. In der Theorie verwandeln sie Druck in Prozesse. In der Praxis scheitern viele von ihnen in dem Moment, in dem sie benötigt werden.

In zahlreichen Branchen werden Playbooks mit guten Absichten erstellt. Doch viel zu oft werden sie einmal geschrieben und nie wieder verwendet. Teams wissen entweder nicht, dass sie existieren, trauen ihnen nicht oder finden sie unter Stress zu kompliziert anzuwenden.

Einer der Hauptgründe für diese Diskrepanz ist, dass viele Playbooks für Compliance erstellt werden. Sie werden geschrieben, um Audits zu befriedigen, nicht um echten Menschen in echten Situationen zu helfen. Diese Dokumente sehen möglicherweise in einem PDF oder einer Präsentation gut aus, sind aber weit davon entfernt, wie Sicherheits-Teams tatsächlich arbeiten. Wenn ein Vorfall passiert, denkt niemand daran, ein Playbook zu überprüfen, das nie Teil ihrer täglichen Routine war.

Ein weiteres Problem ist die Komplexität. Ein nützliches Playbook muss Reibung reduzieren, nicht erhöhen. Wenn ein Dokument mit allgemeinem Fachjargon, endlosen Schritten und vagen technischen Anweisungen gefüllt ist, wird es ignoriert. In kritischen Momenten hat niemand Zeit, unklare Anweisungen zu interpretieren oder durch Seiten von Theorien zu navigieren. Die Menschen brauchen direkte Anleitungen. Sie müssen wissen, was zu tun ist, wann es zu tun ist und wer verantwortlich ist.

Dann gibt es das Problem des Vertrauens. Playbooks, die nie getestet werden, werden zur Hintergrundrausch. Wenn Ihr Team ein Playbook noch nie in einer realen oder simulierten Situation verwendet hat, ist es unwahrscheinlich, dass sie sich darauf verlassen, wenn der Druck steigt. Regelmäßige Tests schaffen Vertrauen. Das bedeutet nicht, jeden Monat eine vollständige Simulation durchzuführen. Sogar ein einfacher Durchgang mit den wichtigsten Beteiligten kann Lücken aufdecken, veraltete Schritte aktualisieren und bestätigen, dass das Dokument weiterhin sinnvoll ist.

Eigentum ist ein weiteres fehlendes Puzzlestück. Viele Playbooks entstehen während einmaliger Projekte und bleiben dann zurück. Ohne klare Verantwortlichkeit veralten sie schnell. Kontaktnamen ändern sich, Werkzeuge entwickeln sich, Verantwortlichkeiten verschieben sich. Wenn niemand das Dokument regelmäßig überprüft, verliert es schnell an Relevanz. Jedes Playbook benötigt eine verantwortliche Person oder ein Team, das sicherstellt, dass es mit den Prozessen der realen Welt in Einklang bleibt.

Playbooks funktionsfähig zu machen, geht nicht um Perfektion. Es geht um Praktikabilität. Sie sollten kurz genug sein, um sie in wenigen Minuten zu lesen, spezifisch genug, um sie in der realen Welt anzuwenden, und flexibel genug, um sich mit Ihrer Umgebung weiterzuentwickeln.

Sicherheitsvorfälle sind Situationen mit hohem Druck. Die Menschen brauchen nicht mehr Theorie. Sie benötigen Werkzeuge, denen sie vertrauen. Ein gutes Playbook unterstützt die Entscheidungsfindung. Ein schlechtes verursacht Zögern.

Der Unterschied liegt nicht darin, wie es aussieht. Es liegt daran, ob es verwendet wird.